مدیریت بیمارستان

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه
اگر سيستم «مكاتبات» در سازمان راه‌اندازي شود:
شفاف شدن و مستند شدن تعاملات اداري

مديريت، نظارت و پيگيري توليد، گردش و عمليات مربوط به مستندات و بهبود فرآيندهاي اداري
يكسان‌سازي، ساماندهي و انسجام‌بخشي به مكتوبات

كنترل و سازماندهي دسترسي افراد به مستندات و مكتوبات سازماني
امكان پاسخگويي به ارباب رجوع به صورت مكانيزه

سادگي استفاده و گسترش همه جانبه در سازمان
امكان ارتباط با ساير بخش‌هاي توليد كننده اطلاعات


ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه:
· اطلاعات پايه

1- امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه صادره و وارده، فاكس، يادداشت، حكم ماموريت، حكم كارگزيني، صورتجلسه.

2- امكان تعريف انواع طبقه‏بندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و ...

3- امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني

4- امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...

5- امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...

6- امكان تعريف انواع دبيرخانه‏هاي محلي

7- امكان تعريف انواع بايگاني‏هاي محلي

8- امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي و المثني

9- امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه

10- امكان تعريف دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه

11- امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك

12- امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان

13- امكان تعريف گروه‏هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروه‏ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)

14- امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران.

15- امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)

16- امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين مي‏كند)

17- امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

18- امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعمل‏هاي اداري، آيين‏نامه‏ها، فرمها و ...

19- امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي


عمليات مربوط به نامه‏هاي وارده



1- امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه،‌ نوع تحويل و ...

2- امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع‏كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)

3- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار

4- امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

5- امكان ثبت پيوست‏هاي نامه

6- امكان ثبت رونوشت‏هاي نامه

7- امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام

8- امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم

9- امكان ايجاد ارتباط مابين نامه‏هاي داراي پيرو، بازگشتي و عطفي

10- امكان ثبت نامه با شماره آزاد

11- امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده

12- امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

13- امكان تهيه و ثبت متن هامش

14- امكان هامش‏نويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص موردنظر قابل رؤيت باشد و يا هامش عمومي باشد)





· عمليات مربوط به نامه‏هاي صادره



1- امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و ...

2- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره

3- امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏هاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه

4- امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه

5- امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه براي نامه به منظور عدم تايپ مجدد

6- امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي

7- امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه

8- امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه‏هايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه‏ها

9- امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط

10- امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

11- امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاري موردنظر سازمان

12- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره

13- امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم

14- امكان تعيين تعداد و نوع پيوست‏هاي نامه صادره

15- امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

16- امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده





· عمليات مربوط به مكاتبات داخلي



1- امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها

2- امكان شماره‏گذاري نامه‏هاي داخلي مطابق ساختار شماره‏گذاري سازمان

3- امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده

4- امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهاي نامه

5- امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

6- امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان توسط سيستم (مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعوو در جلسه)

7- امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاع‏كننده ، زمان انجام و ...





عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري



1- امكان پشتيباني روش‏هاي مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)

(متمركز شامل يك دبيرخانه مركزي و چند دبيرخانه محلي، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزي و هر دبيرخانه مركزي شامل چند دبيرخانه داخلي، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلي مستقل)

2- امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز

3- توزيع نامه‏هاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه‏هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل

4- امكان اعلام دريافت نامه جديد

5- امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار

6- تشكيل پرونده براي كارها و نامه‏هاي مرتبط به آن و رؤيت و پيگيري گردش پرونده‏ها در سازمان

7- امكان طبقه‏بندي نامه‎ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال،‌ ارجحيت و ... به همراه طبقه‏بندي درختي موضوعات نامه

8- امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده

9- امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفني و ...

10-استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيري و ...)

11-امكان استفاده از امضاي ديجيتال

12- امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورهاي بعدي

13-اعلام وضعيت كارهايي كه عمليات آن خاتمه نيافته است

14- امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره

15-امكان تأثيرگذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبيرخانه‏ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

16-امكان ثبت نامه‏هاي بدون شماره مانند درخواست‏هاي شخصي يا نامه‏هاي ارباب‏رجوع و دسترسي سريع به اين نامه‏ها در آينده

17-امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه

18-امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها



عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده



1- امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان

2- تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده، داخلي، ‌كارها، دستورها و يا پيامهاي ارجاع شده

3- پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه

4- انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)

5- امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند

6- امكان پيگيري و رديابي مكاتبات سالهاي قبل

7- امكان پيگيري ارجاع نامه‏ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و ...





عمليات مربوط به بايگاني



1- امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم

2- امكان ايجاد پرونده‏‎هاي كاركنان در كامپيوتر

3- امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شماره‏هاي دلخواه

4- امكان كنترل درخواست و ارسال نامه‎ها از بايگاني و بازگشت آنها به بايگاني و امكان بازيابي محل نامه در هر لحظه

5- امكان ايجاد طبقه‏بندي موضوعي (موضوع اصلي و زيرموضوع) جهت پرونده‏هاي بايگاني

6- امكان به گردش انداختن نامه‏هاي بايگاني شده

7- امكان ثبت اطلاعاتي همچون تاريخ خروج پرونده‏ها از بايگاني، ‌بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگاني (جهت پيگيري گردش پرونده‏ها)

8- امكان ايجاد پرونده‏هاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيره‏سازي نامه‎هاي مربوط در آنها

9- امكان ايجاد كپي‏هاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پرونده‎هاي مختلف



عمليات مربوط به ارتباطات



1- امكان تعريف انواع شبكه مورد پشتيباني سيستم جهت اتصال كاربران سازمان به سيستم از طريق شبكه محلي موجود در ساختمان مركزي

2- امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم

3- امكان ثبت و ارسال پيغامها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغامهاي موجود و دريافت شده

4- امكان ارسال پيامهاي اطلاعاتي در سطح گروهها، واحدها و كاربران

5- مشخص كردن زمان، موضوع و مكان قرارهاي ملاقات با فعال كردن يادآوري توسط سيستم

6- امكان كنترل دسترسي به ارسال پيامها

7- امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

8- امكان اتصال كاربران از طريق خطوط تلفن و يا از طريق شبكه جهاني اينترنت

9- امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات





امكانات جستجو و بررسي



1- امكان جستجوي نامه‏ها به صورت پارامتريك براساس كليه فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابي

2- امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل

3- امكان جستجوي موضوع و شرح نامه‏ها اعم از نامه‏هاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه

4- امكان جستجوي سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه‏ها



عمليات مربوط به گزارش‏ها و مشاهدات



1- امكان تهيه گزارش‏هاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره‏سازي و بازيابي نتايج گزارش‏گيري

2- امكان گزارش‏گيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان

3- امكان گزارش‏گيري از نامه‎هاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ

4- امكان ايجاد انواع گزارش‏هاي اجرايي، آماري، مديريتي و پويا

5- امكان نمايش نتايج گزارشها به صورت نمودارهاي مختلف

6- امكان گزارش‏گيري و مشاهده نامه‏هايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شده‏اند

7- امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه‏ها

8- امكان گزارش‏گيري از دفتر انديكاتور

9- امكان گزارش‏گيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏‎هاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان

10-امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن )

11- امكان مشاهده و گزارش‏گيري از پيام‏‎ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهاي ارسالي و حذف شده

12-امكان گزارش از نامه‏هاي دريافتي از بايگاني كه هنوز در مقاطع زماني موردنظر به بايگاني بازگشت داده نشده‏اند

13-امكان گزارش‏گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني‏هاي پستي و پست الكترونيك

14-امكان ايجاد انعطاف‏پذيري در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايي، كوچك نمايي و ...





ارتباط سيستم دبيرخانه با ساير سيستمها

امكان ارتباط با ساير سيستمهاي كاربردي با توجه به يكپارچه بودن سيستم

1- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي

2- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات

3- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال

4- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي

5- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار





امنيت و حدود دسترسي



1- امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري

2- امكان تعريف سطوح دسترسي سمت‏ها به انواع مكاتبات طبقه‏بندي شده (جهت حفاظت اسناد)

3- امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم

4- امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‏هاي غيرمجاز

5- امكان ثبت كليه وقايع سيستم





بازسازي اطلاعات

امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكلاتي مواجه مي‏شود